Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
4.2.25
Best Practice
XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine XRechnung?
- Ist jede E-Rechnung eine XRechnung?
- Die wichtigsten Vorteile der XRechnung für Unternehmen
- So können Sie eine XRechnung selbst erstellen: Schritt für Schritt-Anleitung
- Häufige Fehler bei der Erstellung von XRechnungen und wie Sie sie vermeiden
- XRechnungen einfach und sicher mit Ninox erstellen
- Fazit: XRechnung als Standard für den öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Seit der Einführung der E-Rechnungs-Verordnung in Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zu empfangen und zu verarbeiten – und das nicht nur in Deutschland, sondern auch in vielen anderen EU-Ländern.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Vorteile XRechnungen bieten und wie Sie eine Standard-XRechnung erstellen können – Schritt für Schritt.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnung, das auf dem XML-Datenformat basiert. Im Rahmen der E-Rechnungspflicht sind XRechnungen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland als verbindlich festgelegt worden. Der Rechnungsstandard ist für einen Rechnungsnettowert ab 1000 Euro verpflichtend.
Das Ziel von XRechnungen ist es, einen einheitlichen Standard für die Rechnungsstellung im B2G-Bereich zu schaffen, der die digitale Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.
Einen Vergleich zwischen ZUGFeRD und XRechnung haben wir an anderer Stelle auf unserem Blog für Sie.
Ist jede E-Rechnung eine XRechnung?
Nein, nicht jede E-Rechnung ist automatisch eine XRechnung. Während E-Rechnungen generell in elektronischer Form vorliegen, müssen XRechnungen einem spezifischen, standardisierten Format entsprechen, das auf der europäischen Norm EN-16931 basiert. Im Unterschied zu allgemeinen E-Rechnungen enthält die XRechnung klar definierte Pflichtangaben und ist in strukturierter Form (XML) aufgebaut. Sie ist speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern konzipiert und erfüllt deren gesetzlichen Anforderungen. Andere E-Rechnungsformate sind beispielsweise ZUGFeRD, EDIFACT oder PEPPOL-BIS.
Die wichtigsten Vorteile der XRechnung für Unternehmen
XRechnungen basieren auf dem strukturierten Datenformat XML. Im Gegensatz zu unstrukturierten Daten, wie sie etwa in PDFs oder gescannten Dokumenten vorkommen, sind strukturierte Daten klar und einheitlich formatiert. Das macht die maschinelle Verarbeitung und Weitergabe von Informationen effizienter und weniger fehleranfällig. Der XRechnung-Aufbau nutzt XML-Tags für strukturierte Daten und Klartext, damit die Inhalte auch für Menschen lesbar bleiben.
Mit dieser Strukturierung werden alle relevanten Rechnungsdaten automatisch erfasst und in einem standardisierten Format übermittelt. Das hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung sparen Unternehmen Zeit und reduzieren manuelle Fehlerquellen.
- Rechtssicherheit: Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, sodass Unternehmen keine rechtlichen Risiken bei der Erstellung und Übermittlung von Rechnungen eingehen.
- Kostenersparnis: Die digitale Verarbeitung von Rechnungen reduziert den Papieraufwand und die damit verbundenen Kosten.
- Datensicherheit: XRechnungen werden verschlüsselt übertragen, was für mehr Sicherheit sorgt und das Risiko von Datenmanipulation verringert.
- Verpflichtung im öffentlichen Sektor: Besonders im öffentlichen Sektor ist die XRechnung das Format der Wahl. Seit dem 27. November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, XRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, müssen daher sicherstellen, dass ihre Rechnungen dieses Format erfüllen.
So können Sie eine XRechnung selbst erstellen: Schritt für Schritt-Anleitung
Wenn Ihr Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitet, kommen Sie um die XRechnung nicht herum. Seit 2020 ist dieses Format in Deutschland verpflichtend, um Rechnungen an öffentliche Institutionen zu stellen. Die Erstellung einer XRechnung erfordert einige vorbereitende Schritte und die Auswahl der richtigen Software. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine XRechnung schnell und einfach erstellen können – Schritt für Schritt.
Schritt 1: Vorbereitungen treffen
Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer XRechnung beginnen, sollten Sie alle relevanten Informationen zusammenstellen. Dazu gehören:
- Rechnungsdaten: Die Rechnung muss alle grundlegenden Informationen enthalten, wie etwa die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Liefer- und Leistungsdaten sowie den Gesamtbetrag. Neben den klassischen Informationen sind XRechnungen laut der europäischen Norm EN-16931 jedoch auch verpflichtet, eine Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Bankdaten des Zahlungsempfängers sowie die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers zu enthalten.
- Rechnungspositionen: Alle gekauften oder gelieferten Produkte und Dienstleistungen müssen in den entsprechenden Positionen der Rechnung aufgeführt werden. Das Aufführen einer Lieferantenummer sowie der Bestellnummer sind ebenfalls verpflichtend.
- Steuersätze: Der Steuersatz für jede Position muss korrekt angegeben werden. In Deutschland beträgt der reguläre Mehrwertsteuersatz 19 %, es gibt jedoch auch ermäßigte Sätze von 7 %.
Schritt 2: Die richtige Software auswählen
Um eine XRechnung zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete E-Rechnung-Software. Es gibt mehrere Optionen, die Sie in Betracht ziehen können:
- ERP-Systeme: Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme, die mittlerweile eine Funktion zur Erstellung von XRechnungen integriert haben. Ein ERP-System ermöglicht eine nahtlose Integration der E-Rechnungsstellung in den gesamten Geschäftsprozess.
- Buchhaltungssoftware: Auch viele Buchhaltungsprogramme unterstützen die Erstellung von XRechnungen. Diese Programme bieten oft einfache Schnittstellen und vorgefertigte Templates, die es einfach machen, eine konforme XRechnung zu erstellen.
- Spezialisierte XRechnungs-Tools: Es gibt auch spezielle Softwarelösungen, die ausschließlich auf die Erstellung von XRechnungen ausgelegt sind. Diese sind häufig besonders benutzerfreundlich und bieten Ihnen maßgeschneiderte Funktionen für die Erstellung und den Versand von XRechnungen. Nutzen Sie eine Cloud-Software wie Ninox, dann können Sie Ihre XRechnungen online erstellen und direkt aus dem Tool versenden.
Schritt 3: XRechnungen erstellen
Sobald Sie die Software ausgewählt haben, können Sie mit der eigentlichen Erstellung Ihrer XRechnung beginnen. Der Prozess variiert je nach verwendeter Software, aber in der Regel läuft er nach folgendem Muster ab:
- Daten eingeben: Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus – dazu gehören unter anderem die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Namen des Kunden, die Produktbeschreibung und den Betrag.
- Steuern und Rabatte angeben: Geben Sie die korrekten Steuersätze für jede Rechnungsposition ein und berücksichtigen Sie gegebenenfalls Rabatte.
- XRechnung-Format auswählen: Die meisten Softwarelösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, das Rechnungsformat auf "XRechnung" zu setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie bereits eine herkömmliche Rechnung erstellt haben, können Sie diese mit den meisten Tools auch einfach in eine XRechnung umwandeln.
Schritt 4: XRechnung testen und validieren
Bevor Sie die XRechnung versenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle Daten korrekt und die Datei im richtigen Format vorliegt. Viele Softwarelösungen bieten eine integrierte Validierung, die automatisch überprüft, ob die XRechnung den Anforderungen entspricht.
Dies stellt sicher, dass alle Daten richtig strukturiert und formatiert sind.
Häufig umfassen E-Rechnungsprogramme auch eine Vorschaufunktion, mit der Sie die XRechnung in einem lesbaren Format ansehen können. So können Sie vor dem Versand überprüfen, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Schritt 5: XRechnung versenden
Nachdem Sie die XRechnung erzeugt und validiert haben, können Sie die Rechnung an den Empfänger senden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie dies tun können:
- E-Mail: Sie können die XRechnung als Datei per E-Mail an den Empfänger senden.
- PEPPOL: Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) wurde von der EU eingeführt, um den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu erleichtern. Es ist besonders für den Massenversand von XRechnungen geeignet. Über Peppol können Sie Ihre Rechnungen rechtskonform und maschinenlesbar übermitteln, ohne zusätzliche Umwege.
- EDI-Übertragung: Einige Unternehmen verwenden EDI (Electronic Data Interchange), um Rechnungen direkt und sicher an Geschäftspartner zu übermitteln.
Achten Sie darauf, wenn Sie eine XRechnung erstellen, diese immer verschlüsselt und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen versendet wird.
Häufige Fehler bei der Erstellung von XRechnungen und wie Sie sie vermeiden
Auch bei der Erstellung von XRechnungen können Fehler auftreten. Einige der häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden können, sind:
- Fehlerhafte oder fehlende Pflichtfelder: Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, insbesondere die Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen, Ihre Bankdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse.
- Unzureichende Validierung: Verwenden Sie eine Software, die die XRechnung automatisch auf ihre Korrektheit prüft, bevor sie versendet wird.
- Falsche Formatierung: Achten Sie darauf, dass die XRechnung im richtigen XML-Format erstellt wird. Bei Unsicherheiten sollten Sie auf eine spezialisierte Software zurückgreifen.
- Unklare Rechnungsstellung: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungspositionen und Steuersätze korrekt angegeben sind und keine Informationen fehlen.
XRechnungen einfach und sicher mit Ninox erstellen
Mit Ninox setzen Sie XRechnungen schnell, sicher und rechtskonform um. Die cloudbasierte Software ermöglicht die einfache Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen im XRechnung-Format – inklusive aller relevanten Pflichtangaben gemäß EN-16931. Dank flexibler Schnittstellen lassen sich Rechnungsprozesse nahtlos in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren.
Zusätzlich profitieren Unternehmen von intelligenten Automatisierungsfunktionen, die den manuellen Aufwand reduzieren und Fehlerquellen minimieren. Durch unser Partnernetzwerk stehen zudem erfahrene Experten bereit, um individuelle Anpassungen vorzunehmen und Ninox optimal an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen. So können Sie sich auf eine effiziente, digitale Rechnungsstellung verlassen – ganz ohne komplizierte IT-Umstellungen.
Mehr dazu, wie Sie mit Ninox die E-Rechnung effizient umsetzen können, lesen Sie an anderer Stelle bei uns.
Fazit: XRechnung als Standard für den öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist unverzichtbar für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Sie bietet eine effiziente, rechtssichere und kostensparende Lösung, um Rechnungen elektronisch und standardisiert zu übermitteln. Durch die strukturierte Datenbasis im XML-Format wird die Verarbeitung beschleunigt und Fehlerquellen minimiert.
Mit der richtigen Software, sorgfältiger Vorbereitung und Validierung können Sie sicherstellen, dass Ihre XRechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
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