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Wie Unternehmen eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Tipps und Tools
Best Practice

Wie Unternehmen eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Tipps und Tools

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min
Eine Person prüft am Smartphone Geschäftsdokumente auf dem Schreibtisch. Dies passt zum digitalen Rechnungsformat einer ZUGFeRD-Rechnung.

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist für Unternehmen ein entscheidender Schritt, um effizienter zu arbeiten. Besonders bei Rechnungen bringt die elektronische Abwicklung viele Vorteile. Eine der bekanntesten Lösungen ist das ZUGFeRD-Format. Damit können Sie Rechnungen nicht nur digital speichern, sondern auch automatisiert weiterverarbeiten.  

Doch was genau ist eine ZUGFeRD-Rechnung? Welche Vorteile bietet sie? Und wie erstellen Sie eine solche Rechnung?  

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige – von der Definition über die Vorteile bis hin zur praktischen Umsetzung.

Wofür steht ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dieses Rechnungsformat wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch in Unternehmen zu vereinfachen. ZUGFeRD verbindet ein visuelles PDF-Dokument mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dadurch können Rechnungen sowohl manuell gelesen als auch automatisiert in Buchhaltungssysteme eingepflegt werden.

ZUGFeRD Definition: Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung, die aus zwei Teilen besteht:

  • PDF-Dokument: Die Rechnung ist wie gewohnt als PDF lesbar.
  • XML-Daten: Die strukturierten Rechnungsinformationen sind in einer eingebetteten XML-Datei enthalten.

Dank dieser Kombination ermöglicht ZUGFeRD eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung. Die Rechnung kann von Empfängern sowohl optisch kontrolliert als auch automatisiert in ERP- oder Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.

Darum sollten Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen einsetzen

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist für Unternehmen heute wichtiger denn je. Manuelle Abläufe sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und kostenintensiv. Immer mehr Geschäftspartner und Behörden setzen auf elektronische Rechnungen, um Abläufe zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Das ZUGFeRD-Format ist dabei eine besonders effiziente Lösung. Es kombiniert das Beste aus beiden Welten – eine visuelle PDF-Rechnung für den Menschen und maschinenlesbare Daten für automatisierte Prozesse.

Eine Frau bearbeitet digitale Rechnungen auf mehreren Bildschirmen im Büro. Die Szene steht für die effiziente Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung.
Mit der ZUGFeRD-Rechnung werden Sie effizienter.

Die Vorteile des ZUGFeRD-Standards

Standardisierte Rechnungsformate sind ein wichtiger Baustein für effiziente Geschäftsprozesse. Doch nicht jedes digitale Format bietet die gleiche Flexibilität und Kompatibilität. ZUGFeRD setzt genau hier an: Es sorgt für eine reibungslose Verarbeitung, ermöglicht den Austausch zwischen verschiedenen Systemen und reduziert manuelle Aufwände. Besonders für Unternehmen, die ihre Buchhaltung optimieren und zugleich gesetzliche Vorgaben einhalten möchten, ist ZUGFeRD eine zukunftssichere Wahl.

Der Umstieg auf ZUGFeRD bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Effizienzsteigerung: Rechnungen können direkt weiterverarbeitet werden, ohne dass manuelle Dateneingabe notwendig ist.
  • Fehlerminimierung: Automatisierte Prozesse reduzieren das Risiko von Tippfehlern und falschen Beträgen.
  • Kosteneinsparung: Weniger Papier, geringere Portokosten und schnellere Bearbeitungszeiten sparen Ressourcen.
  • Gesetzeskonformität: ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der GoBD und der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung.
  • Zukunftssicherheit: Immer mehr Geschäftspartner fordern digitale Rechnungen, und mit ZUGFeRD sind Sie bestens darauf vorbereitet.

Neben den allgemeinen Vorteilen bringt der ZUGFeRD-Standard einige spezifische Vorteile mit sich:

  • Interoperabilität: ZUGFeRD ist ein international anerkanntes Format und wird in vielen ERP- und Buchhaltungssystemen unterstützt.
  • Flexibilität: Die Rechnungen können sowohl digital verarbeitet als auch als klassische PDFs genutzt werden.
  • Automatisierte Archivierung: Durch die XML-Datenstruktur lassen sich Rechnungen leicht in digitalen Archiven speichern und nach gesetzlichen Vorgaben verwalten.

ZUGFeRD-Rechnung Beispiel: So sieht die E-Rechnung aus

Eine typische ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF-Dokument, das die sichtbare Rechnung enthält und einer eingebetteten XML-Datei mit den strukturierten Daten. Für den Betrachter unterscheidet sich die Rechnung optisch kaum von einer herkömmlichen PDF-Rechnung. Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen jedoch die automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.

Dieser Screenshot zeigt eine ZUGFeRD-Rechnung.
Die ZUGFeRD-Rechnung sieht genauso aus wie eine PDF-Rechnung. (Quelle: Mustang)

Schritt-für-Schritt: So können Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Das ZUGFeRD-Format ermöglicht eine effiziente und digitale Rechnungsverarbeitung, die sowohl für Unternehmen als auch für Geschäftspartner zahlreiche Vorteile bietet. Doch wie genau erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung? Mit der richtigen Software und einigen einfachen Schritten gelingt der Prozess schnell und problemlos. In dieser Anleitung erfahren Sie, worauf Sie achten müssen – von der Dateneingabe bis zur sicheren Archivierung.

Schritt 1:  Passende Software wählen

Zunächst benötigen Sie eine Rechnungssoftware, die das ZUGFeRD-Format unterstützt. Zu den bekanntesten Lösungen zählen Lexware, DATEV, sevDesk und Ninox. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware das Format bereits integriert hat oder ob Sie ein zusätzliches Plugin benötigen.

Schritt 2: Rechnungsdaten erfassen

Geben Sie in Ihrer Software alle relevanten Informationen ein. Dazu gehören:

  • Unternehmens- und Kundendaten wie Name, Adresse und Steuernummer.
  • Leistungsbeschreibung mit Mengen, Preisen und Beträgen.
  • Steuersätze für die berechneten Leistungen oder Produkte.
  • Zahlungsbedingungen wie Fälligkeiten oder mögliche Skonto-Regelungen.
  • Rechnungsnummer und Datum, um die Dokumentation zu erleichtern.

Schritt 3: ZUGFeRD-Format auswählen

Sobald alle Daten erfasst sind, wählen Sie beim Export der Rechnung das ZUGFeRD-Format aus. Achten Sie darauf, die richtige Version (z. B. ZUGFeRD 2.0 oder Factur-X) zu nutzen, um maximale Kompatibilität sicherzustellen.

Schritt 4: Rechnung prüfen

Vor dem Versand sollten Sie die Rechnung sorgfältig kontrollieren. Überprüfen Sie, ob alle Pflichtangaben enthalten sind und die XML-Datei korrekt eingebettet wurde. Einige Programme bieten eine Validierungsfunktion, die mögliche Fehler erkennt und Ihnen Korrekturhinweise gibt.

Schritt 5: Rechnung versenden

Ist die Rechnung geprüft, können Sie sie per E-Mail oder über eine E-Rechnungsplattform an Ihren Kunden senden. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger das Format unterstützt, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten.

Eine Person tippt auf einer Laptop-Tastatur, während E-Mail-Symbole eingeblendet werden. Dies symbolisiert den digitalen Versand einer Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Der Versand der elektronischen Rechnung wird durch eine ZUGFeRD-Datei noch einfacher und vor allem sicherer.

Schritt 6: Archivierung sicherstellen

Jede Rechnung muss gemäß den GoBD-Vorgaben mindestens 10 Jahre lang archiviert werden. Nutzen Sie eine revisionssichere Lösung, wie ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Cloud-basierte Archivierung, um Ihre Rechnungen ordnungsgemäß zu speichern und jederzeit abrufen zu können.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format mühelos mit Ninox erstellen

Die Umstellung auf ZUGFeRD lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Sie sparen Zeit, minimieren Fehler und optimieren den Rechnungsprozess erheblich. Mit der richtigen Software und einer durchdachten Umsetzung profitieren Sie von einer zukunftssicheren, gesetzeskonformen und effizienten E-Rechnungslösung. Nutzen Sie die Vorteile von ZUGFeRD, um Ihre Buchhaltung zu modernisieren und Geschäftsabläufe zu optimieren.

Ninox bietet Ihnen eine einfache und effiziente Lösung zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Mit der benutzerfreundlichen, cloudbasierten Plattform erstellen Sie hybride E-Rechnungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – von der GoBD-Konformität bis zur Unterstützung des ZUGFeRD-Standards. Dank automatisierter Workflows lassen sich Rechnungen direkt aus Ihren Projektdaten generieren und fehlerfrei im ZUGFeRD-Format exportieren.

Ein Screenshot der E-Rechnungslösung von Ninox
So sieht die Vorlage zur E-Rechnung von Ninox aus.

Besondere Flexibilität erhalten Sie durch die vielseitigen Integrationsmöglichkeiten von Ninox. Die Software lässt sich nahtlos mit bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verknüpfen, was eine reibungslose Weiterverarbeitung der XML-Daten ermöglicht. Zusätzlich steht Ihnen unser erfahrenes Partnernetzwerk zur Verfügung, um individuelle Anpassungen vorzunehmen und Ninox optimal an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen. So profitieren Sie von einer effizienten, sicheren und zukunftsorientierten E-Rechnungslösung – ganz ohne komplizierte IT-Projekte.

Alles, was Sie zur E-Rechnung in Ninox wissen müssen, finden Sie an anderer Stelle in unserem Blog.

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