Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
13.12.24
Best Practice
Software zur Archivierung für Dokumente: Welche passt zu Ihrem Unternehmen?
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist eine effektive Dokumentenarchivierung wichtig?
- Wichtige Kriterien für die Auswahl einer Software zur Archivierung für Dokumente
- Vorteile von Cloud-basierten Lösungen
- Richtige Archivierungssoftware auswählen: Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Fazit: Warum die Wahl der richtigen Archivierungssoftware entscheidend ist
Eine effektive Software zur Archivierung für Dokumente ist für jedes Unternehmen unverzichtbar, insbesondere aufgrund der zunehmenden Datenmengen und strengerer Compliance-Anforderungen. Die Wahl der richtigen Dokumenten-Archivierungssoftware kann jedoch herausfordernd sein.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, um eine passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Warum ist eine effektive Dokumentenarchivierung wichtig?
Eine effiziente Dokumentenarchivierung sorgt dafür, dass Sie jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen können und diese vor Verlust geschützt sind. Vor allem in Zeiten wachsender Datenmengen und strenger Compliance-Anforderungen ist eine sichere, revisionssichere Ablage entscheidend. Mit der richtigen Dokumenten-Archivierungssoftware halten Sie gesetzliche Vorgaben ein, vermeiden Strafen und verbessern die Transparenz Ihrer Arbeitsprozesse.
Zudem spart eine gut organisierte Dokumentenarchivierung wertvolle Zeit. Gleichzeitig haben Sie jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams.
Wichtige Kriterien für die Auswahl einer Software zur Archivierung für Dokumente
Bei der Wahl der richtigen Dokumenten-Archivierungssoftware sind mehrere Faktoren entscheidend, um eine effiziente und langfristig passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Eine leistungsfähige Software muss nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch flexibel, intuitiv und anpassungsfähig sein.
Die folgenden Kriterien helfen Ihnen, eine Lösung zu wählen, die sowohl Ihren aktuellen Anforderungen entspricht als auch Raum für künftiges Wachstum bietet:
Archivierungssoftware muss revisionssicher- und Compliance-konform sein
Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss eine Software zur Archivierung für Dokumente unbedingt GoBD-konform sein. Diese Compliance-Vorgaben garantieren, dass Daten unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Hierbei ist es entscheidend, dass die Software sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen erfüllt.
Zertifizierungen wie die des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW RS FAIT 3) oder durch die TÜV-Informationstechnik (TÜViT) können als Nachweis für die Einhaltung der Compliance-Vorgaben dienen.
Zusätzlich sollten Funktionen für die Benutzerverwaltung vorhanden sein, um Rollen und Rechte zuzuweisen. So kann sichergestellt werden, dass sensible Informationen nur für berechtigte Mitarbeiter zugänglich sind.
Archivierungssoftware muss skalierbar und flexibel sein
Sie wollen Dokumente archivieren? Solch eine Software wächst mit Ihrem Unternehmen. Achten Sie darauf, dass sie skalierbar ist, damit Sie Ihre Datenstruktur jederzeit anpassen können. Flexibilität bedeutet, dass Sie die Lösung nach Ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen gestalten können.
Gerade für KMU ist die Möglichkeit zur Skalierung wichtig, um Investitionen in neue Software zu minimieren und kontinuierliche Anpassungen vorzunehmen.
Archivierungssoftware braucht Integrationsmöglichkeiten
Eine leistungsstarke Software zur Archivierung für Dokumente sollte nahtlos in ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungs-Systeme integriert werden können. Diese Schnittstellen verbessern den Datenaustausch und die Effizienz Ihrer Prozesse. Durch die Integration in Ihre bestehenden Systeme entfällt der Bedarf, Informationen manuell zu übertragen oder doppelte Datensätze zu pflegen. Gleichzeitig profitieren Sie von einer zentralen Dokumentenablage, was Dateninkonsistenzen minimiert.
Archivierungssoftware muss intuitiv bedienbar sein
Mit einer einfachen und benutzerfreundlichen Oberfläche sorgen Sie dafür, dass auch technisch weniger versierte Mitarbeiter schnell mit der neuen Lösung arbeiten können. Eine nützliche Funktion jeder Archivierungssoftware ist außerdem eine erweiterte Suchoption. So finden Sie Informationen und Dokumente ganz schnell per Schlagwort-Eingabe.
Archivierungssoftware muss rentabel sein
Überprüfen Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis der Software stimmt. Neben den Anschaffungskosten sind auch laufende Kosten wie Wartung und mögliche Erweiterungen relevant. Investieren Sie in eine Lösung, die Ihre Ressourcen langfristig schont und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert.
Archivierungssoftware muss unterschiedliche Dateiformate unterstützen
Ob Textdokumente, Bilder oder Tabellen – die Software sollte ein breites Spektrum an Dateiformaten verarbeiten können, um allen Anforderungen gerecht zu werden und Ihnen das Speichern und Wiederfinden Ihrer Daten zu erleichtern.
Vorteile von Cloud-basierten Lösungen
Bei der Suche nach einer Archivierungssoftware haben Sie die Wahl zwischen Cloud-, On-Premises- und hybriden Lösungen. Cloud-basierte Archivierungssysteme gewinnen zunehmend an Beliebtheit, da sie Ihnen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit bieten als rein lokale On-Premises-Lösungen.
Tipps, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren, finden Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Anders als On-Premises-Systeme, die physische Server und regelmäßige Wartung erfordern, arbeiten Cloud-Lösungen online und können sich an Ihre Unternehmensbedürfnisse anpassen, ohne dass Sie sich um Hardware und Infrastruktur kümmern müssen. Für Unternehmen, die Wert auf Effizienz, ortsunabhängiges Arbeiten und regelmäßige Sicherheitsupdates legen, ist die Cloud daher oft die bessere Wahl.
Die wichtigsten Vorteile von Cloud-basierten Archivierungslösungen sind:
- Mehr Speicherplatz auf Ihren Servern: Cloud-Systeme entlasten Ihre eigene IT-Infrastruktur, da Daten extern gespeichert werden.
- Automatische Updates: Regelmäßige Updates garantieren, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist und Sicherheitsanforderungen erfüllt.
- Beschleunigte Backup-Prozesse: Die Cloud ermöglicht schnelle und automatisierte Backups für zusätzliche Datensicherheit.
- Revisionssichere Langzeitarchivierung: Cloud-Anbieter stellen sicher, dass Daten revisionssicher und DSGVO-konform abgelegt sind.
- Zentrale Verwaltung: Sie haben alle Dokumente zentral an einem Ort, was die Organisation und den Zugriff erleichtert.
- Mobile Verfügbarkeit: Greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zu – ideal für Remote-Arbeit.
- Einrichtung von Zugangsberechtigungen: Weisen Sie Nutzern spezifische Rollen zu und sorgen Sie so für gezielte Zugriffssteuerung.
- Kollaboratives Arbeiten: Die Cloud fördert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder zeitgleich auf Dokumente zugreifen und Änderungen vornehmen können.
Richtige Archivierungssoftware auswählen: Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die Wahl der passenden Archivierungssoftware ist entscheidend, um den langfristigen Erfolg und die Compliance Ihres Unternehmens sicherzustellen. Oft werden jedoch Fehler gemacht, die zu ineffizienten Prozessen und unnötigen Kosten führen können.
Wir haben Ihnen die häufigsten Fehler – mit der passenden Lösung – zusammengefasst, damit die Implementierung reibungslos verläuft und Sie eine optimale Software für Ihre Anforderungen finden.
Fehler 1: Sie erstellen keine Bedarfsanalyse
Risiko: Ohne eine gründliche Bedarfsanalyse wählen Sie womöglich eine Software, die nicht Ihren tatsächlichen Anforderungen entspricht. Der Funktionsumfang kann überwältigend sein, was dazu verleitet, das erstbeste System zu wählen, das auf den ersten Blick alles abzudecken scheint. Häufig passen solche Lösungen jedoch nicht optimal zu Ihren spezifischen Arbeitsprozessen und bleiben hinter den Erwartungen zurück.
Lösung: Nehmen Sie sich die Zeit, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen und Anforderungen, die die Software erfüllen muss. Beziehen Sie relevante Abteilungen in diesen Prozess ein. So stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung Ihren Anforderungen entspricht und langfristig Nutzen bringt.
Fehler 2: Sie entscheiden sich für eine Software mit unzureichender Datenmigration
Risiko: Ohne eine durchdachte Datenmigrationsstrategie können bei der Umstellung auf die neue Software wichtige Daten verloren gehen oder Inkonsistenzen entstehen. Das führt oft zu langwierigen Nacharbeiten und gefährdet die Zuverlässigkeit und Konsistenz Ihrer Dokumente.
Lösung: Planen und testen Sie die Datenmigration sorgfältig, bevor Sie die neue Software endgültig einführen. Prüfen Sie, ob die gewählte Software eine sichere und vollständige Übertragung Ihrer bestehenden Daten ermöglicht und führen Sie vorab Tests durch, um potenzielle Probleme zu erkennen. So sichern Sie Ihre Datenqualität und vermeiden kostspielige Korrekturen.
Fehler 3: Sie wählen eine Software, die nicht revisionssicher ist
Risiko: Eine Archivierungssoftware ohne revisionssichere Funktionen erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenspeicherung und -sicherheit nicht. Das kann zu Compliance-Verstößen und potenziellen Strafen führen, da die Integrität und Unveränderlichkeit Ihrer Daten nicht gewährleistet ist.
Lösung: Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Software revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierungsfunktionen unterstützt. Eine zuverlässige Lösung sollte den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und Zertifizierungen durch Wirtschaftsprüfer oder anerkannte Institutionen wie den TÜV haben.
Fazit: Warum die Wahl der richtigen Archivierungssoftware entscheidend ist
Die Auswahl der passenden Archivierungssoftware ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern eine fundamentale Voraussetzung für die Effizienz und Compliance Ihres Unternehmens. Eine gut gewählte Lösung schützt nicht nur Ihre Daten und erfüllt gesetzliche Anforderungen, sondern optimiert auch Ihre Arbeitsabläufe und spart langfristig Ressourcen. Indem Sie Fehler bei der Auswahl vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentenarchivierung zukunftssicher und skalierbar bleibt – für ein reibungsloses Wachstum und nachhaltigen Erfolg.
