Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
13.12.24
Best Practice
Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle: Effiziente Lösungen für KMU
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet eine Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle?
- Wie funktioniert Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle in der Praxis?
- Die Vorteile der Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle für KMU
- Die wichtigsten Funktionen eines Zeiterfassungssystems mit DATEV-Schnittstelle
- So wählen KMU die richtige Zeiterfassungslösung aus
- Fazit: Effizienter Arbeitsalltag dank Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle
Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten kostet wertvolle Ressourcen und kann leicht zu Fehlern führen. Eine moderne Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle bietet KMU eine automatisierte, zuverlässige Alternative. Durch die direkte Anbindung an die DATEV-Software lassen sich Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten lückenlos erfassen und automatisch in die Lohnbuchhaltung übertragen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine DATEV-integrierte Zeiterfassung in der Praxis funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Was bedeutet eine Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle?
Eine Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle ermöglicht es Unternehmen, alle lohn- und gehaltsrelevanten Daten direkt und nahtlos in die DATEV-Software zu übertragen. Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten, Krankheitstage und Urlaubszeiten werden in Echtzeit und automatisch an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt übermittelt. Durch diese Integration entsteht eine direkte Verbindung zwischen der HR-Software und der Buchhaltung, was manuelle Eingaben reduziert und die Effizienz erheblich steigert.
Zeiterfassung und Urlaubsplanung zusammen zu managen, kann für Unternehmen sehr effizient sein. An derer Stelle im Blog erzählen wir Ihnen mehr dazu.
Viele Anbieter im Bereich der Zeiterfassung bieten DATEV-Schnittstellen an und stellen sicher, dass die erfassten Daten direkt von der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung fließen können. So können KMU den administrativen Aufwand minimieren und zugleich die Genauigkeit der erfassten Daten verbessern.
Wie funktioniert Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle in der Praxis?
In der Praxis erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital über eine zentrale HR-Software. Die Übertragung dieser Daten in DATEV erfolgt dann über eine API-Schnittstelle, was die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht.
Beispiele für die Zeiterfassung in verschiedenen Arbeitsumgebungen:
- Produktion und Lager: Mitarbeiter nutzen Terminals mit RFID-Karten oder Fingerabdruckscannern, um Arbeitszeiten unkompliziert zu erfassen.
- Büro und Home-Office: Ein Employee-Self-Service-Modul ermöglicht es Angestellten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten selbstständig in der HR-Software zu dokumentieren.
- Unterwegs: Mobile Apps bieten eine flexible Zeiterfassungsmöglichkeit für Mitarbeiter, die häufig im Außendienst sind.
Egal wo die Zeiterfassung stattfindet, alle Daten werden in der HR-Software gesammelt und können per DATEV-Schnittstelle direkt an die Buchhaltung übermittelt werden.
Die Vorteile der Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle für KMU
Eine Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle bietet kleinen und mittleren Unternehmen entscheidende Effizienzvorteile. Manuelle Eingaben und aufwendige Zettelwirtschaft entfallen, da Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten direkt in der Software erfasst und automatisch an DATEV übertragen werden. Fehlerquellen werden minimiert, weil die Daten in Echtzeit synchronisiert und ohne manuelle Zwischenschritte übermittelt werden. Zudem schafft eine digitale Lösung Transparenz über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter und macht Nachverfolgung sowie Verwaltung von Überstunden oder Zuschlägen einfacher.
Ein weiterer Vorteil: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann direkt aus den Systemen der Krankenkassen heruntergeladen und nahtlos in die Lohnabrechnung eingebunden werden.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Weniger Papierkram und manuelle Eingaben
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Transparente und aktuelle Daten
- Automatische Erfassung von Überstunden und Zuschlägen
- Schneller Zugriff auf elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Erledigen Sie die Zeiterfassung in der Cloud, kann das noch mehr Vorteile für Sie haben. Lesen Sie an anderer Stelle mehr dazu.
Die wichtigsten Funktionen eines Zeiterfassungssystems mit DATEV-Schnittstelle
Damit eine Zeiterfassungslösung optimal in den Arbeitsalltag eines KMU integriert werden kann, ist es wichtig, auf bestimmte Funktionen zu achten, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Features, die ein Zeiterfassungssystem mit DATEV-Schnittstelle bieten sollte:
Einfaches Einbinden in bestehende Softwarelandschaften
Ein gutes System lässt sich ohne großen Aufwand in die vorhandene Softwarelandschaft integrieren und verbindet sich nahtlos mit der DATEV-Lohnbuchhaltung. Diese Integration ermöglicht es, Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten direkt und fehlerfrei zu übertragen, wodurch sich manuelle Nacharbeiten minimieren lassen.
Automatische Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen
Die lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten und Pausen ist ein Muss, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Mit einer automatischen Erfassung bleiben Daten fehlerfrei und aktuell und können direkt an DATEV übermittelt werden – eine deutliche Zeitersparnis und Absicherung gegen Erfassungsfehler.
Übersichtliche Verwaltung von Abwesenheiten
Urlaubs- und Krankheitstage sollten zentral im System dokumentiert werden können. So behalten Sie den Überblick über alle Abwesenheiten und können sicherstellen, dass diese Daten automatisch und korrekt in die Lohnbuchhaltung einfließen, was Ihnen Verwaltungsaufwand erspart und die Genauigkeit der Abrechnungen verbessert.
Berichte und umfassende Auswertungen
Effiziente Planung und Kontrolle erfordern übersichtliche Berichte und Auswertungen. Ein Zeiterfassungssystem sollte es Ihnen ermöglichen, Berichte zu Überstunden, Pausen und Abwesenheiten auf Knopfdruck zu erstellen. Solche Auswertungen liefern wertvolle Einblicke und schaffen Transparenz, die Sie bei der Optimierung von Arbeitsabläufen unterstützt.
Employee-Self-Service
Ein Self-Service-Modul, über das Mitarbeiter eigenständig ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten eintragen oder Urlaube anfragen können, reduziert administrative Aufgaben und stärkt die Eigenverantwortung. Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen ist diese Funktion ein wertvoller Beitrag zur Entlastung der Personalabteilung und verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Mobile Zeiterfassung für mehr Flexibilität
Für Mitarbeiter im Außendienst oder auf Dienstreisen ist eine mobile App zur Zeiterfassung unverzichtbar. Diese Funktion stellt sicher, dass Arbeitszeiten flexibel, aber dennoch korrekt erfasst werden können, unabhängig vom Standort. So bleiben alle Daten vollständig und fließen direkt und zuverlässig in die DATEV-Buchhaltung ein.
So wählen KMU die richtige Zeiterfassungslösung aus
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungslösung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung auf die folgenden Punkte achten:
- Kompatibilität mit vorhandenen Systemen: Eine einfache Integration mit der bestehenden Software – ganz gleich, ob ERP oder CRM – ist wichtig, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
- Funktionalität: Die Software sollte alle wichtigen Funktionen zur Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten bieten und gleichzeitig flexibel sein, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
- Datenschutz: Besonders wichtig ist der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. Eine zuverlässige Zeiterfassungslösung erfüllt alle Datenschutzstandards und sichert Daten gegen unbefugten Zugriff.
- Kosten und Skalierbarkeit: Die Zeiterfassungssoftware mit DATEV-Schnittstelle sollte zu den finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens passen und bei Bedarf mitwachsen können.
Fazit: Effizienter Arbeitsalltag dank Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle
Die Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle spart KMU viel Zeit und minimiert Fehler. Durch die nahtlose Integration in DATEV wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit bei der Lohnabrechnung erhöht. Automatische Arbeitszeiterfassung, transparente Abwesenheitsverwaltung und mobile Erfassungsmöglichkeiten bieten eine flexible, effiziente Lösung für alle Unternehmensgrößen. So haben Unternehmen nicht nur eine fehlerfreie, sondern auch eine zukunftssichere Lösung, die den Arbeitsalltag erheblich vereinfacht.
