Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Zeiterfassung in der Cloud: Tipps für die richtige Software
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Geeignete Zeiterfassung finden: Was sind Cloud-basierte Systeme?
- Cloud-Zeiterfassung vs. Papier-Zeiterfassung
- Typische Features einer Cloud-Zeiterfassung
- Diese Vorteile erwarten Sie bei einer Zeiterfassung in der Cloud
- Auswahl der richtigen Software für die Online-Zeiterfassung
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Mit der Zeiterfassungspflicht in Deutschland stellt sich jetzt für viele Unternehmen auch die Frage nach einer geeigneten Zeiterfassung. Cloud-basierte Lösungen bieten Ihnen viele Vorteile, wenngleich sie auch einige Herausforderungen birgt.
In diesem Artikel lesen Sie die Vorteile Cloud-basierter Zeiterfassung sowie Tipps für die Suche einer Software und für die anschließende Implementierung.
Geeignete Zeiterfassung finden: Was sind Cloud-basierte Systeme?
Die Cloud ist ein Ort im Internet, wo Daten und Programme gespeichert und auf die zugegriffen wird. Statt auf der lokalen Festplatte sind Cloud-basierte Programme flexibler und skalierbarer. Sie brauchen weniger IT-Ressourcen.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den vielen Vorteilen, die eine Cloud-basierte Zeiterfassung bietet. Sie müssen sich um wenig kümmern, die Implementierung geht schnell und einfach.
Cloud-basierte Systeme zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Skalierbarkeit: Ressourcen können je nach Bedarf schnell erweitert oder reduziert werden.
- Zugänglichkeit: Daten und Anwendungen sind von überall aus mit einer Internetverbindung zugänglich.
- Kosteneffizienz: Reduzierte Investitionen in eigene Hardware und Infrastruktur.
- Wartung und Updates: Anbieter kümmern sich um die Wartung und regelmäßige Updates.
- Datensicherheit: Hohe Sicherheitsstandards und Datenverschlüsselung.
Cloud-Zeiterfassung vs. Papier-Zeiterfassung
Neben der Zeiterfassung in der Cloud gibt es auch andere Methoden, um Arbeitsstunden und Pausen zu erfassen. Die Pflicht der Zeiterfassung setzt keine digitale Variante voraus. Allerdings haben viele Unternehmen enorme Vorteile, wenn sie die Zeiterfassung in die Cloud verlagern.
Lokale Zeiterfassung meint, eine Software auf dem eigenen Server zu installieren, also “On-Premises”.
Typische Features einer Cloud-Zeiterfassung
Viele Unternehmen setzen bereits auf digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Eine HR-Software kann die Art, wie Sie die Zeiten erfassen, vereinfachen. Im verlinkten Blogartikel lesen Sie mehr zu diesem Thema.
Doch was sind die typischen Funktionen, die eine Cloud-basierte Zeiterfassung ausmachen?
- Zeiterfassung in Echtzeit: Arbeitszeiten und Pausen werden sofort erfasst und synchronisiert.
- Mobil zugänglich: In der Regel können Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten per Smartphone oder Tablet erfassen.
- Integration in bestehendes System: Sie nutzen andere Software, die mit der Zeiterfassung kommunizieren soll? Zeiterfassungssysteme in der Cloud können beispielsweise an Lohn- und Gehaltssysteme angebunden werden.
- Schutz der Daten: Der Anbieter der Cloud-Software kümmert sich darum, dass die Server aktuellen Gesetzen und Richtlinien entsprechen. Sichere Server bedeuten auch sichere Daten.
Vor allem die Mobilität ist ein großer Vorteil für alle, die alternative Arbeitsmodelle anbieten. Aber auch die Zeiterfassung im Außendienst wird leichter, wenn eine Cloud-Software genutzt wird.
Diese Vorteile erwarten Sie bei einer Zeiterfassung in der Cloud
Sie überlegen, auf eine Cloud-Zeiterfassung zu wechseln, aber sind sich unschlüssig? Besonders im Gegensatz zu einer manuellen Erfassung via Papier sind die Vorteile immens. Zeiterfassung in der Cloud sind aber auch eine gute Alternative zu Excel.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Mit einer Cloud-Anwendung können Ihre Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit ihre Arbeitszeiten erfassen. Da die Daten in Echtzeit übertragen werden, können Sie stets aktuelle Werte einsehen.
Da neue Mitarbeiter, Standorte und Arbeitsmodelle hinzugefügt werden können – und das auch noch ohne großen zeitlichen Aufwand, wächst eine Zeiterfassung in der Cloud einfach mit Ihrem Unternehmen mit.
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Kostenersparnis
Da sich in der Regel der Anbieter der Cloud-Zeiterfassung um alles kümmert, haben Sie keine Kosten, was teure Hardware angeht. Auch die IT-Infrastruktur entfällt und damit auch notwendiges Personal.
Denn auch die Wartung und Datensicherheit übernimmt der Anbieter. Regelmäßige Updates sind in der Regel auch im Angebot inbegriffen und sorgen für datenschutzkonforme Arbeit.
Transparenz und Genauigkeit
Wie bereits erwähnt, bietet Ihnen eine Zeiterfassung in der Cloud die Möglichkeit, Echtzeit-Einblicke in verschiedene Daten zu erhalten. Sie können nicht nur die Arbeits- und Pausenzeiten einsehen, sondern auch Arbeitsmuster erkennen und daraus Schlüsse ziehen.
Viele Lösungen bieten eine Änderungshistorie an. Hier sehen Sie, wer was wann geändert hat. Diese Nachvollziehbarkeit sorgt dafür, dass weniger Fehler und Manipulationen entstehen.
Datensicherheit
Die Cloud wird oft als besonders unsicher betrachtet, dabei ist das Gegenteil der Fall. Cloud-Anbieter achten in der Regel auf hohe Sicherheitsstandards, Datenverschlüsselung und regelmäßige Back-ups.
Achten Sie auf den Server-Standort. Stehen die Server in Europa, sind sie zudem noch DSGVO-konform. Viele Cloud-Anbieter bieten detaillierte Benutzer- und Rollenrechte. Oftmals können sie auch die Zugriffe selbst kontrollieren und zum Beispiel einstellen, ob sich Mitarbeiterprofile automatisch ausloggen, wenn sie zu lang online waren.
Auswahl der richtigen Software für die Online-Zeiterfassung
Sie haben sich dafür entschieden, eine Zeiterfassungs-Software, die in der Cloud beheimatet ist, zu nutzen und wollen jetzt auf die Suche nach dem besten Anbieter gehen? Dann haben Sie die Qual der Wahl. Es gibt nämlich einige Anbieter auf dem Markt.
Bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Cloud-Software machen, sollten Sie sich aufschreiben, welche Funktionen für Sie unverzichtbar sind. Diese Punkte können Sie dann in einem persönlichen Gespräch durchgehen. Notieren Sie auch alle Prozesse im Unternehmen, die die Zeiterfassung abdecken soll.
Eine Online-Zeiterfassung kann einige Hürden mit sich bringen. So kann es beispielsweise schwierig werden, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, eine neue Software zu nutzen – vor allem, wenn sie vorher eine Papier- oder Excel-Lösung nutzten.
Um die Mitarbeiterakzeptanz zu steigern, sollten Sie das Team von Anfang an mit einbinden und Fragen stellen, welche Funktionen ihnen wichtig sind. Zudem sollten Sie auf eine Software mit hoher Benutzerfreundlichkeit achten.
Aber auch Bedenken hinsichtlich der Kompatibilität in Ihr bestehendes System sind völlig normal. Fragen Sie aus diesem Grund die Verbindung zu anderen Systemen ab. Im besten Fall können Sie alle Insellösungen loswerden und auf eine Einzelanwendung umsteigen, die Ihnen alles aus einem Guss bietet.
Wichtig ist auch, inwiefern sich die Cloud-Zeiterfassung anpassen lässt - besonders an Ihre speziellen Bedürfnisse und Prozesse im Unternehmen. Haben Sie beispielsweise individuelle Pausenregelungen, die die Software abbilden muss?
- Fragen Sie auch unbedingt die Support-Möglichkeiten ab, damit Sie im Falle eines Fehlers wissen, an wen Sie sich wenden können.
- Lassen Sie sich zudem die Kosten erklären, damit keine versteckten Zusatzgebühren auf der Rechnung landen.
- Aber auch die Sicherheit ist ein wichtiger Punkt. Fragen Sie unbedingt ab, was der Anbieter tut, um Ihre Daten so sicher wie möglich zu schützen.
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