Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
4
min
Inhaltsverzeichnis
Unternehmen in Deutschland müssen die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Arbeitnehmer aufzeichnen. Viele Arbeitgeber sind jedoch verunsichert, ob damit auch die elektronische Zeiterfassung Pflicht geworden ist.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie zur elektronischen Zeiterfassung wissen müssen und vor allem welche Gesetze wichtig sind.
Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht? Und ab wann?
Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht in Deutschland. Daran kommen Sie also kaum vorbei. Es gibt zwar einige Ausnahmen, die wir Ihnen später in diesem Artikel beschreiben wollen, aber in der Regel müssen Sie die Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen.
Zwar hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ab dem Jahr 2019 beschlossen, dass fortan alle Mitgliedsländer ein Gesetz zur Zeiterfassung einführen sollen; jedoch ist Deutschland noch weit entfernt von einem detaillierten Gesetz.
Bisher gibt es nur ein deutsches Gerichtsurteil aus dem September 2022, bei dem sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit der Zeiterfassung beschäftigt hat. Unter der Aktennummer BAG – 1 ABR 22/21 ging es um die Frage, ob Arbeitszeit erfasst werden muss. Und ja, das muss sie.
Aber gilt das auch für elektronische Zeiterfassung? Ist auch diese Pflicht? Nein, es gibt keine Pflicht für eine digitale Zeiterfassung. Es gibt auch keinen Termin, ab wann es Pflicht wird. Derzeit beschäftigt sich das Ministerium für Arbeit und Soziales mit einem Gesetzesentwurf für die (digitale) Zeiterfassung. Aber Experten rechnen nicht so schnell mit einem Gesetz.
Sie haben also die Wahl, wie Sie die Zeiten in Ihrem Unternehmen erfassen wollen. Wir empfehlen Ihnen allerdings die elektronische Zeiterfassung – auch, wenn sie nicht Pflicht ist.
(Digitale) Zeiterfassung: Was ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber?
Ob nun digital oder in Papierform: Sie haben die Wahl, wie Sie Zeiten erfassen wollen. Auch, wenn die elektronische Zeiterfassung keine Pflicht ist, müssen Sie einige Punkte laut dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 beachten:
- Sie müssen die gesamte Arbeitszeit erfassen, also jegliche Stunden, die Ihre Mitarbeiter arbeiten.
- Sie müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Dabei ist es egal, ob es elektronisch oder in Papierform ist.
- Dabei reicht es nicht, nur das System zu erklären und zur Verfügung zu stellen. Sie müssen auch darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter es wirklich nutzen.
- Auch Pausenzeiten müssen erfasst werden. Mehr Informationen zur Arbeitszeiterfassung von Pausen lesen Sie an anderer Stelle in unserem Blog.
Auch Auszubildende, Praktikanten und Teilzeitkräfte müssen die Zeiterfassung nutzen. Und falls Sie sich fragen, ab wann das alles greift: ab September 2022. Das Bundesarbeitsgericht hat nämlich entschieden, dass das EuGH-Urteil rechtskräftig ist. Seitdem müssen Sie unbedingt Zeiten erfassen in Ihrem Unternehmen.
Gibt es auch Ausnahmen?
Laut Arbeitsschutzgesetz gibt es auch Ausnahmen von der Pflicht. Diese Personengruppen müssen keine Arbeitszeiterfassung durchführen:
- leitende Angestellte in Unternehmen
- Chefärzte
- Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die selbstständige Personalentscheidungen treffen
- Beschäftigte, die mit einer Person in einer häuslichen Gemeinschaft leben und diese eigenverantwortlich pflegen
- Menschen, die in Religionsgemeinschaften oder im liturgischen Bereich der Kirche arbeiten
Nein, das ist nicht der Fall. Da die elektronische Zeiterfassung keine Pflicht ist, steht sie auch so nicht in einem Gesetz. Allerdings finden Sie die Pflicht zur Zeiterfassung – egal, in welcher Form – im Arbeitsschutzgesetz unter Paragraph 3.
Hier wird allerdings nur davon gesprochen, dass Unternehmen auf die körperliche und mentale Gesundheit ihrer Arbeitnehmer achten sollen. Da es noch kein Gesetz gibt, hat sich das Bundesarbeitsgericht auf diesen ersten Absatz bezogen. Der Grund: Mitarbeiter können Schaden nehmen, wenn sie zu viel und zu lang arbeiten.
Warum die digitale Zeiterfassung Pflicht sein sollte
Es gibt viele Gründe, warum Sie eher auf eine elektronische Zeiterfassung setzen sollten. Zum Beispiel kann HR-Software die Zeiterfassung für KMUs vereinfachen. Mehr dazu lesen Sie im verlinkten Artikel.
Es gibt allerdings noch mehr Gründe:
- Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Elektronische Zeiterfassung reduziert Fehler, die bei der manuellen Eingabe und Berechnung von Arbeitszeiten auftreten können. Statt die Zeiten Ihrer Mitarbeiter manuell in eine Excel-Tabelle zu übertragen, können sie direkt selbst ihre Arbeitszeit erfassen.
- Echtzeit-Zugriff und Transparenz: Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit und von überall aus auf die Daten zugreifen. Entscheiden Sie sich für eine Zeiterfassung in der Cloud, können Sie vor allem von diesem Vorteil profitieren.
- Automatisierung: Eine clevere HR-Software kann selbst Berechnungen für Löhne, Überstunden und Urlaubszeiten automatisch durchführen und Ihnen so Arbeit abnehmen.
- Zeitersparnis: Reduziert den administrativen Aufwand für das Sammeln, Eingeben und Verarbeiten von Arbeitszeiten.
- Datensicherheit: Digitale Systeme bieten höhere Sicherheitsstandards für den Schutz von Mitarbeiterdaten. Was Sie zum Thema Arbeitszeiterfassung und Datenschutz wissen müssen, lesen Sie an anderer Stelle.
- Integrationen: Kann in andere Unternehmenssoftware integriert werden, wie z.B. Lohnabrechnungs- und HR-Systeme.
- Umweltfreundlichkeit: Reduziert den Papierverbrauch und ist somit umweltfreundlicher.
- Rechtssicherheit: Hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen und Compliance-Richtlinien besser einzuhalten.
Sollten Sie Ihre Zeiterfassung noch auf Papier durchführen, haben wir weitere Argumente für Sie, weshalb Sie in Erwägung ziehen sollten, auf ein elektronisches System zu wechseln:
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