Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
16.9.24
Best Practice
Zeiterfassung und Urlaubsplanung: So geht's zusammen
8
min
Inhaltsverzeichnis
- Diese Grundlagen zu Zeiterfassung und Urlaubsplanung müssen Sie wissen
- Zeiterfassung und Urlaubsplanung in Zeiten der Digitalisierung
- Zeiterfassung und Urlaubsplanung getrennt verwalten: Herausforderungen
- Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware
- Vorteile eines Zeiterfassungssystems mit Urlaubskalender
- So finden Sie die beste Zeiterfassungssoftware (inklusive Urlaubsplanung)
- Best Practice: Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Handwerk
- Fazit: Effizienz und Transparenz durch integrierte Zeiterfassung und Urlaubsplanung
Eine effektive Zeiterfassung und Urlaubsplanung sind für KMUs essenziell. Sie sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für die betriebliche Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Oft werden Zeiterfassung und Urlaubsplanung separat verwaltet, was zu Ineffizienzen führt. Eine integrierte Lösung, die beide Bereiche kombiniert, kann jedoch eine umfassende Antwort auf diese Herausforderungen bieten.
In diesem Blogpost erfahren Sie, warum es sinnvoll ist, beide Bereiche zu synchronisieren, welche Funktionen bei einem Zeiterfassungssystem wichtig sind und wie Sie die richtige Software finden.
Diese Grundlagen zu Zeiterfassung und Urlaubsplanung müssen Sie wissen
Seit geraumer Zeit ist das Thema der Zeiterfassung erneut auf der Agenda von Unternehmen. Grund dafür ist das am 13. September 2022 überarbeitete Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung.
Während zuvor nur Gaststätten von der digitalen Verwaltung betroffen waren, verpflichtet das Bundesarbeitsgericht nun alle Unternehmen, sich um die Implementierung einer elektronischen Lösung zu kümmern.
Wer Mitarbeiter beschäftigt, der musste sich jedoch schon zuvor mit den gesetzlichen Anforderungen und Pflichten auseinandersetzen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Pflichten zum Thema Zeiterfassung und Urlaubsplanung kurz zusammengefasst:
- Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt fest, dass die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer in der Regel acht Stunden nicht überschreiten darf. Ausnahmen sind möglich, sofern innerhalb eines festgelegten Zeitraums ein Ausgleich erfolgt.
- Pausenregelungen und Ruhezeiten sind ebenfalls genau definiert.
- Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch beträgt laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche und 20 Werktage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche.
Zeiterfassung und Urlaubsplanung in Zeiten der Digitalisierung
Die elektronische Zeiterfassung muss schon bald von allen Unternehmen gewährleistet werden. Doch die Digitalisierung von Zeiterfassung und Urlaubsplanung bietet nicht nur rechtliche Vorteile.
Digitale Systeme automatisieren die Erfassung von Arbeitszeiten, erleichtern die Urlaubsverwaltung und sorgen für eine nahtlose Integration in bestehende HR-Prozesse.
Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung mit integrierter Urlaubsplanung im Überblick:
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
- Genauigkeit: Digitale Systeme minimieren Fehler, die bei manueller Erfassung häufig auftreten.
- Transparenz: Mitarbeiter und Führungskräfte haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Digitale Systeme unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch automatische Dokumentation und Berichterstellung.
Zeiterfassung und Urlaubsplanung getrennt verwalten: Herausforderungen
Werden Zeiterfassung und Urlaubsplanung getrennt verwaltet, entstehen eine Reihe von Herausforderungen. Wenn Unternehmen unterschiedliche Systeme oder gar manuelle Methoden für diese beiden Bereiche nutzen, entstehen oft folgende Probleme:
- Dateninkonsistenzen: Unabhängige Systeme führen häufig zu widersprüchlichen Daten, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Informationen beeinträchtigen.
- Erhöhter Verwaltungsaufwand: Die manuelle Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen erfordert viel Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
- Mangelnde Übersicht: Ohne eine integrierte Lösung ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über Arbeitszeiten, Urlaubsstände und Überstunden zu behalten.
- Komplexe Abrechnung: Die Abrechnung von Arbeitszeiten und Urlaubstagen wird unnötig kompliziert, wenn keine zentrale Datenquelle vorhanden ist.
Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware
Um die Zeiterfassung und Urlaubsplanung zu digitalisieren, werden spezielle Zeiterfassungssysteme verwendet. Sie sind ein wichtiges Tool von HR-Prozessen und tragen zur Automatisierung bei.
Eine umfassende Zeiterfassungssoftware bietet zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Effizienz steigern. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen im Detail:
Arbeitszeiterfassung
Eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung ist das Herzstück jeder Zeiterfassungssoftware. Sie ermöglicht die präzise Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden und umfasst folgende Bereiche:
- Automatische Zeiterfassung: Mithilfe von Stempeluhren, mobilen Apps oder Desktop-Anwendungen können Arbeitszeiten automatisch erfasst werden.
- Echtzeit-Tracking: Die Arbeitszeiten werden in Echtzeit erfasst und direkt in das System übertragen.
- Berichte und Analysen: Detaillierte Berichte und Analysen bieten Einblicke in Arbeitszeiten und helfen, Muster zu erkennen und zu optimieren.
Urlaubsmanagement
Ein integriertes Urlaubsmanagement erleichtert die Planung und Verwaltung von Urlaubstagen erheblich. Die wichtigsten Funktionen sind:
- Antragsverfahren: Mitarbeiter können Urlaubsanträge dank Employee-Self-Service digital einreichen und verwalten.
- Genehmigungsprozesse: Vorgesetzte können Anträge schnell und unkompliziert prüfen und genehmigen.
- Transparente Übersicht: Eine transparente Darstellung von Urlaubskonten und Resturlaubstagen ermöglicht eine einfache Nachverfolgung. Das verhindert auch zu starke Überschneidungen von Urlaub unter den Angestellten innerhalb eines Teams.
Krankheitsmanagement
Selbst Krankheitszeiten lassen sich über die Zeiterfassungssoftware verwalten. Wichtige Funktionen in diesem Zusammenhang sind:
- Krankenstandsverwaltung: Erfassung und Verwaltung von Krankheitsmeldungen.
- Berichte: Detaillierte Berichte über Krankheitszeiten und deren Auswirkung auf die Arbeitszeit.
Überstundenverwaltung
Überstunden sind ein wichtiges Kriterium zur Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit. Außerdem sind sie entscheidend für eine faire Abrechnung und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Zeiterfassungssoftware bietet deshalb die Möglichkeit für:
- Automatische Erfassung: Überstunden werden automatisch berechnet und dokumentiert.
- Ausgleichsverfahren: Möglichkeiten zur Verwaltung von Überstundenausgleich und -vergütung.
Personalplanung
Eine gute Zeiterfassungssoftware unterstützt auch die Personalplanung und stellt sicher, dass Mitarbeiter optimal eingesetzt werden:
- Schichtplanung: Einfache Planung und Zuweisung von Schichten.
- Ressourcenmanagement: Optimierung des Personaleinsatzes basierend auf Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten.
Vorteile eines Zeiterfassungssystems mit Urlaubskalender
Die Integration von Zeiterfassung und Urlaubsplanung in einem System bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter von großem Nutzen sind:
- Verbesserte Übersichtlichkeit: Alle relevanten Daten sind an einem Ort verfügbar und leicht zugänglich, was die Verwaltung vereinfacht und die Transparenz erhöht.
- Vereinfachte Prozesse: Automatisierte Abläufe sparen Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
- Geringere Fehlerquote: Durch die Automatisierung werden manuelle Eingabefehler minimiert, was die Genauigkeit der Daten erhöht.
- Erhöhte Transparenz: Mitarbeiter und Vorgesetzte haben jederzeit Einblick in Arbeitszeiten, Urlaubsstände und Überstunden, was das Vertrauen und die Zufriedenheit fördern.
- Bessere Planbarkeit: Schicht- und Urlaubsplanung können optimal aufeinander abgestimmt werden, was die Effizienz steigert und Engpässe vermeidet.
So finden Sie die beste Zeiterfassungssoftware (inklusive Urlaubsplanung)
Welche Zeiterfassungssoftware zu Ihren Prozessen passt, ist eine individuelle Entscheidung – abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sowie internen Abläufen. Dennoch gibt es essenzielle Funktionen und Tipps, die Sie bei der Auswahl beachten müssen.
Wir geben Ihnen vier wichtige Tipps mit an die Hand:
# Tipp 1: Wichtige Features
Achten Sie darauf, dass die Software umfassende Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsmanagement, Krankheitsmanagement, Überstundenverwaltung und Personalplanung bietet.
# Tipp 2: Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Bedienoberfläche erleichtert die Nutzung für Mitarbeiter und Vorgesetzte und fördert die Akzeptanz der Software. Als besonders effizient erweisen sich auch Employee-Self-Services, bei denen Angestellte Krankmeldung oder Urlaubsanträge ganz einfach selbst in das System hochladen können.
# Tipp 3: Support
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen zuverlässigen Support und regelmäßige Updates bietet, um die Software stets auf dem neuesten Stand zu halten.
# Tipp 4: Integrationsfähigkeit
Die Software sollte sich nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse integrieren lassen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Best Practice: Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Handwerk
Die Implementierung einer digitalen Zeiterfassungs- und Urlaubsplanungslösung erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. Das sich der Aufwand lohnt beweist die Sicco-App. In Zusammenarbeit mit der RiKo Solutions GmbH und auf Datenbasis von Ninox haben „Die Trocknungsprofis“ eine App zur digitalen Zeiterfassung im Handwerksbereich entworfen.
Ohne digitale Lösung waren die Handwerker mit manuellen Prozessen belastet. Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst war unzureichend, was mitunter auch zu einer ineffizienten Personalplanung führte. Durch die Sicco-App – eine Anwendung zur Projektplanung, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung – konnten Projekte im Handwerk eine Effizienzsteigerung von 50 % erzielen.
Fazit: Effizienz und Transparenz durch integrierte Zeiterfassung und Urlaubsplanung
Die integrierte Handhabung von Zeiterfassung und Urlaubsplanung bietet KMUs zahlreiche Vorteile. Indem Sie eine umfassende und benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware wählen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigert. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Ihre HR-Prozesse zu verbessern und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.
