Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Formular zur Arbeitszeiterfassung nutzen: Vorlage und Tipps
5
min
Inhaltsverzeichnis
- Arbeitszeiterfassung: Was Sie vor dem Formular wissen müssen
- Formular für die Arbeitszeiterfassung: Jetzt kostenlos verwenden
- Tipps und Informationen zur Nutzung unseres Formulars
- Mehr als Arbeitszeiterfassung, mehr als ein Formular: Ninox HR
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema für deutsche Unternehmen. Sie sind verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung durchzuführen und zu kontrollieren. Mit einem (digitalen) Formular gelingt Ihnen das schnell und effizient.
In diesem Artikel finden Sie nicht nur ein Formular zur Arbeitszeiterfassung, sondern auch Tipps, wie Sie dieses am besten verwenden können.
Arbeitszeiterfassung: Was Sie vor dem Formular wissen müssen
Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Deutsche Arbeitgeber müssen nicht nur ein geeignetes System bereitstellen, sondern auch sicherstellen, dass die Arbeits- und Pausenzeiten korrekt und vollständig erfasst werden.
Das System können Sie selbst wählen – die elektronische Zeiterfassung ist keine Pflicht. Allerdings wären Sie nicht hier, wenn Sie sich nicht für eine digitale Variante der Zeiterfassung entschieden hätten.
Das ist sehr gut, denn die digitale Arbeitszeiterfassung bietet enorme Vorteile – vor allem, wenn Sie nicht auf Excel setzen, sondern auf eine Variante, die Ihnen mit zahlreichen Automatisierungen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern kann.
Formular für die Arbeitszeiterfassung: Jetzt kostenlos verwenden
Es gibt viele Formulare für die Arbeitszeiterfassung. Viele Unternehmen setzen hier auf Excel-Listen. Allerdings empfehlen wir Ihnen eine andere Software – und zwar Ninox. Wir sind eine Low-Code-Plattform, die nicht nur einfacher zu bedienen ist, sondern sich auch schnell und leicht an Ihre Prozesse anpassen lässt.
Sie brauchen etwas, das Ihre individuellen Pausenregelungen abbildet? Oder Sie brauchen mehr Felder zur Erfassung Ihrer Mitarbeiter? Mit Ninox können Sie das schnell abbilden.
Unsere kostenlose Vorlage zur Arbeitszeiterfassung (dieser Link führt zum Formular) können Sie mit einem Klick nutzen. Testen Sie Ninox 30 Tage lang kostenfrei und überzeugen Sie sich von der Power von Low-Code.
Alle Vorteile unserer Vorlagen zeigen wir Ihnen auch in diesem Video:
Unsere Vorlage bietet Ihnen:
- Dashboard mit Überblick und direkter Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter
- Genehmigungen, bei denen Sie den Status und die Verwaltung von Einträgen einfach handhaben können
- Erstellung von Mitarbeitern und Verwaltung des Teams und Berechtigungen
- Dokumentenverwaltung und Arbeitszeitdefinierung
Warum Sie übrigens auf eine Alternative zu Excel setzen sollten, erklären wir Ihnen an anderer Stelle.
Tipps und Informationen zur Nutzung unseres Formulars
Testen Sie unsere Vorlage zur Arbeitszeiterfassung, indem Sie auf der Seite auf “Vorlage testen” klicken. Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint Ihre erste Datenbank in Ihrem Arbeitsbereich. Mit einem Klick landen Sie direkt in dem zur Arbeitszeiterfassung geeigneten Formular.
- Sie kommen zuerst im Dashboard an. Hier können Sie schnell über den Button “Heute erfassen” Ihre Arbeitszeit, Pausen oder Abwesenheiten erfassen. Außerdem wählen Sie aus, wer was genehmigen soll. Sie finden auch eine Übersicht aller Stunden, die Sie in dem Monat arbeiten müssen.
- Unter Mitarbeiter legen Sie neue Mitarbeiter an. Sie haben auch erste Felder, in die Sie einige Informationen über sie ausfüllen können. Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter nur dann Zeiten erfassen können, wenn Sie auch ein Ninox-Konto besitzen und in ihrem eigenen Profil unter “Ninox-Nutzer zuordnen” zugeordnet wurden. Unter “Verträge” definieren Sie Arbeitszeitmodelle und ordnen diese Mitarbeitern zu.
- In den Einstellungen können Sie unser Formular zur Arbeitszeiterfassung individualisieren. Geben Sie die Abteilungen in Ihrem Unternehmen an und die Tage, an denen Zeiten erfasst werden müssen. Außerdem sehen Sie hier eine Übersicht über alle erfassten Zeiten Ihrer Mitarbeiter.
- Unter “Info” finden Sie noch mehr Tipps zur Nutzung unseres Formulars zur Zeiterfassung.
Natürlich sollten Sie auch darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter das Formular für die Arbeitszeiterfassung vollständig und korrekt ausfüllen. Dafür ist die Übersicht da. Zudem können Sie mit unseren verschiedenen Rollen die Ansicht der Mitarbeiter einschränken, sodass nur Sie eine Übersicht über alle Zeiten aller Mitarbeiter einsehen können.
Vergessen Sie auch nicht, die Formulare zur Arbeitszeiterfassung ständig zu prüfen und Ihren Mitarbeitern Erinnerungen zum Ausfüllen zukommen zu lassen. Haben sich die Angestellten einmal an das neue System gewöhnt, können sie es auch in ihren Arbeitsalltag implementieren.
Dafür ist es allerdings wichtig, dass Sie das Formular zur Arbeitszeiterfassung hinreichend im Unternehmen kommunizieren und Ihren Kollegen Zeit geben, sich an das neue System zu gewöhnen. Nur, wenn die neue Arbeitszeiterfassung akzeptiert wird, kann das digitale Formular auch wirklich effizient sein.
Beachten Sie auch den Datenschutz bei der Zeiterfassung. Im verlinkten Artikel erfahren Sie mehr zum Thema.
Mehr als Arbeitszeiterfassung, mehr als ein Formular: Ninox HR
Sie möchten mehr als ein Formular zur Arbeitszeiterfassung? Eigentlich benötigen Sie auch eine HR-Software, mit der Sie Abwesenheiten und Urlaub managen? Oder Sie suchen nach einem zentralen Ort für alle Mitarbeiterstammdaten und Dokumente? Unsere Personalsoftware Ninox HR deckt die wichtigsten Prozesse in der Mitarbeiterverwaltung für Sie ab – und ist schnell implementiert, individuell anpassbar und einfach zu bedienen.
Sie wollen mehr erfahren? Dann finden Sie auf unserer Produktseite über Ninox HR noch mehr Informationen.
Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Machen Sie sich das Leben leichter mit Ninox HR, der umfassenden und benutzerfreundlichen HR-Software, die Ihr Personalwesen digitalisiert und optimiert. Unsere Plattform bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und die Effizienz Ihres Teams steigern. Mit der digitalen Personalakte haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdaten und können diese sicher verwalten. Die Abwesenheitsverwaltung sorgt dafür, dass Sie Urlaubs- und Krankmeldungen im Handumdrehen organisieren können, während die Zeiterfassung es Ihnen ermöglicht, Arbeitszeiten präzise und unkompliziert zu erfassen. Auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird zum Kinderspiel: Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen schnell und fehlerfrei mit nur wenigen Klicks.
Unsere intuitive Benutzeroberfläche ist speziell darauf ausgelegt, auch ohne technische Vorkenntnisse einfach zu bedienen zu sein. Dies bedeutet, dass Sie und Ihr Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf das konzentrieren können, was wirklich zählt – Ihre Mitarbeiter.
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