Victoria Scholz
Senior Content Marketing Managerin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
So wählen Sie die richtige Software für die digitale Personalakte
5
min
Inhaltsverzeichnis
Moderne Unternehmen kommen nicht mehr an einer Software für digitale Personalakte vorbei. Ein zentraler Ort für alle Mitarbeiter-relevanten Informationen sowie die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung – und das sind nur zwei der Vorteile, die Sie erwarten, wenn Sie eine digitale Personalakte im Unternehmen einführen und eine entsprechende Software auswählen.
In diesem Blogartikel verraten wir Ihnen, wie Sie die beste Software für die digitale Personalakte finden – samt Checkliste, um den besten Anbieter für Ihre Bedürfnisse auswählen zu können.
Vorteile einer Software für die digitale Personalakte
Personalakte-Software kann Ihre Prozesse deutlich optimieren. Statt alle Akten in Papierform aufzubewahren, sollten Sie dringend darüber nachdenken, Personalakten zu digitalisieren. Im verlinkten Blogartikel erfahren Sie mehr dazu, wie Sie dabei am besten vorgehen und welche Aufbewahrungsfristen es gibt.
Eine Software für die digitale Personalakte hat viele Vorteile, darunter sind:
- Effizienzsteigerung: Greifen Sie schneller auf Mitarbeiterdaten zu und sparen Sie dadurch Zeit bei administrativen Aufgaben.
- Platzersparnis: Sie benötigen nicht mehr große Aktenschränke und sparen dadurch Bürofläche.
- Datensicherheit: Individuelle Zugriffsrechte und erweiterte Verschlüsselung verbessern den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten.
- Compliance: Eine digitale Personalakte und die zugehörige Software unterstützt Sie bei der Einhaltung aller Richtlinien und Gesetze rund um die DSGVO.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierakten bedeuten weniger Papierverbrauch und unterstützen somit dabei, nachhaltiger zu sein.
Es gibt noch mehr Vorteile einer digitalen Personalakte. Diese lesen Sie ausführlich an anderer Stelle in unserem Blog.
Digitale Personalakte: Diese Funktionen sollte eine geeignete Software haben
Natürlich ist es wichtig, dass die Personalakte-Software perfekt zu Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen passt. Aus diesem Grund sollten Sie sich vorher gut überlegen, was Ihnen wichtig ist.
Es gibt jedoch einige Punkte, auf die Sie achten sollten, wenn es um die Software-Suche geht und Sie eine digitale Personalakte im Unternehmen einführen wollen. Diese Funktionen sind wichtig:
- Dokumentenmanagement: Fungiert die digitale Personalakte in erster Linie als zentrale Ablage für Dokumente wie Arbeitsverträge? Wie leicht lassen sich Mitarbeiterdokumente verwalten?
- Rechte- und Rollenmanagement: Hat die Personalakte-Software verschiedene Rollen- und Berechtigungssysteme, womit Sie den Zugriff auf sensible Daten steuern können?
- Integrationen: Können Sie die Software mit anderen Systemen verbinden? Oder ist die digitale Personalakte Teil einer ganzheitlichen HR-Software, die auch noch Lohnabrechnung, Zeiterfassung und weitere Module anbietet?
- Such- und Filterfunktionen: Wie leicht finden Sie Dokumente und Informationen? Gibt es eine Suchfunktion sowie Filter?
- Automatisierung: Welche Automatisierungen gibt es, die Ihnen die Arbeit und manuelle Eingabe ersparen?
- Mitarbeiter-Self-Service: Gibt es die Möglichkeit für Mitarbeiter, eigene Dokumente einzusehen und zu verwalten oder auch Informationen selbst einzugeben?
- Audit-Trail: Können Sie Änderungen und Zugriffe in einer Historie einsehen?
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Können Sie die Informationen auch von mobilen Endgeräten aus einsehen?
Diese Funktionen sollen Ihnen einen guten Überblick über die Vielfalt einer Software für die digitale Personalakte geben. Oft ist diese Teil einer größeren HR-Software, die ebenfalls Bereiche wie Zeiterfassung, Abwesenheiten und Co. enthält.
Sie wollen wissen, wie der Aufbau einer Personalakte am besten aussieht? Dann folgen Sie dem Link zu einem weiteren Blogartikel von uns.
Auswahlkriterien einer Personalakte-Software
Eine Software für die digitale Personalakte zu finden, ist nicht einfach. Es gibt viele Anbieter in Deutschland. Bevor Sie sich jedoch durch diesen Dschungel wühlen, sollten Sie definieren, was Ihnen wichtig ist.
Danach kann die Recherche auch schon losgehen und die Suche nach einer Lösung für die digitale Personalakte kann starten. Am wichtigsten bei einer Software ist die Benutzerfreundlichkeit. Das liegt daran, dass auch Ihre Mitarbeiter die Software nutzen sollen. Wenn sie zu kompliziert ist, werden sie das nicht tun. Akzeptieren Ihre Angestellten die Personalakte-Software nicht, werden sie sie auch nicht nutzen und die Effizienz des Tools kann sich nicht entfalten.
Achten Sie deshalb darauf, wie einfach die digitale Personalakte aus Mitarbeitersicht zu bedienen ist. Sind lange Schulungen nötig?
Der nächste große Punkt ist die Datensicherheit. Nicht nur ist es für Arbeitnehmer und -geber wichtig, dass die Daten geschützt sind. Auch im Rahmen der DSGVO ist es wichtig, dass die digitale Personalakte und die dazugehörige Software die Anforderungen aller relevanten Gesetze erfüllt. Wichtig ist, dass Sie darauf achten, dass sich der Serverstandort in Europa befindet. Zudem sollten Sie darauf achten, wie der jeweilige Anbieter Daten verarbeitet, wie er sie zwischenspeichert und löscht. Fragen Sie alles zum Thema Datenschutz ab.
Checkliste mit mehr Kriterien
Neben der Benutzerfreundlichkeit und dem Datenschutz gibt es allerdings noch weitere Auswahlkriterien für Ihre neue Software für die digitale Personalakte. Wir haben Sie in einer Checkliste für Sie zusammengestellt:
Benutzerfreundlichkeit:
- Ist die Software intuitiv und einfach zu bedienen?
- Benötigen die Mitarbeiter eine umfangreiche Schulung zur Nutzung der Software?
Datensicherheit und Compliance:
- Erfüllt die Software die Anforderungen der DSGVO?
- Bietet die Software ausreichende Verschlüsselung und Zugriffskontrollen für sensible Daten?
- Werden Daten sicher gespeichert und ist die Software gegen Cyberangriffe geschützt?
Anpassbarkeit und Skalierbarkeit:
- Kann die Software an die spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens angepasst werden?
- Eignet sich die Software auch für zukünftiges Unternehmenswachstum oder Veränderungen?
Kostenstruktur:
- Sind die Kosten transparent und klar verständlich?
- Passt die Preisgestaltung (z.B. Lizenzen, Abonnements) in unser Budget?
- Gibt es versteckte Kosten für zusätzliche Module oder Support?
Support und Schulung:
- Wird ein kompetenter und leicht erreichbarer Support angeboten?
- Gibt es Schulungsangebote oder Online-Tutorials, um die Software besser zu verstehen?
Referenzen und Erfahrungen:
- Gibt es positive Bewertungen oder Referenzen von anderen KMUs oder Kunden aus unserer Branche?
- Hat der Anbieter Erfahrung mit der Implementierung bei Unternehmen unserer Größe?
Integrationsmöglichkeiten:
- Lässt sich die Software problemlos in unsere bestehende IT-Landschaft integrieren?
- Kann die Software mit anderen HR- oder ERP-Systemen verbunden werden, die wir bereits nutzen?
Zukunftssicherheit:
- Wird die Software regelmäßig aktualisiert und weiterentwickelt?
- Ist der Anbieter innovativ und reagiert auf Veränderungen am Markt?
Mobile Zugriffsmöglichkeiten:
- Kann die Software von mobilen Endgeräten genutzt werden?
- Ist die Bedienung auf Smartphones und Tablets genauso benutzerfreundlich wie auf dem Desktop?
Testphase/Pilotprojekt:
- Bietet der Anbieter eine Testphase oder ein Pilotprojekt an, um die Software vor dem Kauf auszuprobieren?
- Können wir die wichtigsten Funktionen in der Testphase umfassend evaluieren?
So wählen Sie den richtigen Anbieter aus
Eine gute Software für die digitale Personalakte auszuwählen, ist gar nicht so leicht. Machen Sie sich auf eine langwierige Suche gefasst – immerhin soll Sie die Software auch gut im Alltag unterstützen. Dementsprechend wichtig ist die Auswahl. Sie sollten also nicht nur die Kosten, sondern auch die Funktionen vergleichen.
Schreiben Sie vor der Suche am besten alle Wünsche und Anforderungen auf, die Sie an eine Software stellen. Sollen Ihre Mitarbeiter die Software auch nutzen? Dann beziehen Sie auch diese mit in den Prozess ein und machen Sie eine Umfrage, welche Funktionen für sie wichtig sind. Brauchen Sie doch eher eine Komplettlösung? Tipps für die Suche nach einer HR-Software haben wir an anderer Stelle für Sie.
Aus diesen Wünschen sollten Sie einen Anforderungskatalog festschreiben. Dieser wird Ihnen in den Gesprächen mit den verschiedenen Anbietern helfen. Alternativ können Sie diese Auflistung auch an Anbieter schicken und schon so aussortieren, welche Softwares infrage kommen und welche nicht.
Holen Sie sich Empfehlungen ein, fragen Sie Kollegen oder Mitarbeiter nach Software, mit denen gute Erfahrungen gemacht wurden, recherchieren Sie im Internet und lesen Sie sich Anwenderberichte durch.
Vergessen Sie auch nicht, die digitale Personalakte in einer Testphase auf Herz und Nieren zu testen. Sollten Sie sich für eine Software entschieden haben, ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig Feedback einholen und evaluieren, ob das Tool auch weiterhin Ihren Bedürfnissen entspricht.
Ninox HR ist Ihr zentraler Ort für alle Daten
Ninox HR ist die Personal-Software für all Ihre Kernprozesse. Neben der digitalen Personalakte können Sie mit unserer Lösung Abwesenheiten wie Urlaub managen, Zeiten erfassen und die vorbereitende Lohnbuchhaltung durchführen.
Mit unserer Personalakte-Software haben Sie nicht nur alle zentralen Daten an einem Ort gespeichert. Sie importieren auch ganz schnell Ihre Daten in die Akte. Mit nur einem Klick sind alle Daten und Dokumente hochgeladen. Lesen Sie mehr zu unserer digitalen Personalakte an anderer Stelle.
