Victoria Scholz
Senior Content Marketing Manager
Last updated on
2.7.25
Interview
Wie wir unsere eigene HR-Software entwickelt, eingeführt – und dabei Low Code neu gedacht haben
11
min
Table of contents
Wer heute ein mittelständisches Unternehmen führt, kennt das Problem: Tools kommen und gehen, Prozesse wachsen um Softwarelösungen herum – bis man sich irgendwann fragt: Arbeiten wir eigentlich noch effizient, oder verwalten wir uns nur noch? Also stellten wir unsere bisherige HR-Software auf den Prüfstand.
Warum wir Ninox HR entwickelt haben
„Wir haben uns gefragt: Passt die Software eigentlich noch zu uns – oder haben wir unsere Prozesse längst an die Software angepasst?“ – Daniel Kronberger, CFO, Ninox GmbH
Die Antwort fiel eindeutig aus: Unsere bestehende Lösung funktionierte zwar auf dem Papier, doch in der Praxis waren HR-Prozesse fragmentiert. Die Software war komplett in sich isoliert. Vor allem unser Admin- und HR-Team stieß immer wieder auf Herausforderungen in der Lösung, was zu einem hohen manuellen Aufwand und vermeidbaren Verzögerungen im Tagesgeschäft führte. Statt sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, waren die Mitarbeiter damit beschäftigt, Lücken der Software mit zusätzlichen Tools, E-Mails und Excel-Listen zu füllen.
Besonders deutlich wurde das beim Onboarding: Ein neuer Mitarbeiter bedeutete zig manuelle To-dos für HR, IT und Finance. Technische Geräte, Softwarezugänge, Vertragsunterlagen – jede Abteilung agierte auf ihrer eigenen Insel.
Gleichzeitig ist HR bei uns – wie in vielen KMUs – mehr als nur eine „Abteilung“. Mitarbeiter nehmen an Events teil, verreisen, benötigen Auslagenerstattung, wechseln Teams oder Arbeitszeitmodelle. All das betrifft nicht nur HR, sondern zieht Kreise in viele Bereiche sowie Prozesse. Unsere bisherige Lösung konnte das nicht abbilden.
Was Ninox als Plattform möglich macht
Wir sind ein Softwarehersteller, aber kein klassischer HR-Softwareanbieter. Unsere Kunden bauen mit Ninox ihre eigenen Low-Code-Anwendungen: vom CRM über Projektmanagement bis hin zu komplexen Prozessen in der Produktion oder Verwaltung. Und wir sehen es immer wieder: Eine der häufigsten Anwendungen nach dem CRM ist – eine individuelle Lösung für das Personalmanagement.
Da lag die Idee auf der Hand: Warum nicht unser eigenes starkes HR-Modul entwickeln, das wir sowohl intern nutzen als auch Kunden bereitstellen können? Out-of-the-box, aber flexibel erweiterbar. Eine Art Blaupause für moderne, digitale Personalprozesse im Mittelstand.
„Wir wollten zeigen, was mit Low Code wirklich möglich ist – gerade in einem so komplexen Bereich wie HR. Dass nur zwei Kollegen in wenigen Monaten eine Lösung geschaffen haben, die heute produktiv im Einsatz ist, spricht für die Stärke unserer Plattform – und dafür, wie effizient Digitalisierung sein kann.“ – Daniel Kronberger
Von der Idee zur eigenen Software
Das Projekt begann mit einem intensiven Abgleich: Was brauchen wir als Unternehmen wirklich? Welche Prozesse laufen gut – und welche nur „gerade so“?
In enger Zusammenarbeit zwischen unserer HR-Abteilung und dem Ninox Solutions Team entwickelten wir eine erste Version von Ninox HR. Basis war unser interner Bedarf – etwa rund um Personalstammdaten, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und vorbereitende Lohnabrechnung. Schnell wurde klar: 80 % der Prozesse lassen sich standardisieren. Aber die restlichen 20 % – Teilzeitmodelle, flexible Arbeitszeiten, Sonderregelungen – machen den Unterschied.
In drei Entwicklungsphasen entstand so eine Lösung, die nicht nur funktioniert, sondern wirklich hilft. Heute legen wir einen neuen Mitarbeiter an – und automatisch werden Aufgaben an IT, Finance und weitere Stellen delegiert, inklusive aller Informationen vom Eintrittsdatum bis zum Gerätestandard.
Was wir gelernt haben – und wie es weitergeht
Was sich im Projekt deutlich gezeigt hat: HR funktioniert nicht losgelöst vom Rest des Unternehmens. Wir haben erkannt, wie wichtig es ist, dass verschiedene Anwendungen miteinander kommunizieren – von der Urlaubsverwaltung über das Software-Access-Management bis zur Bereitstellung von IT-Equipment.
„Modularität heißt für uns: Ninox HR ist der Kern, aber Kunden sollen ihre eigene Welt drumherum bauen können – mit Modulen, die miteinander sprechen. Das ist unsere Vision für die Software.“ – Daniel Kronberger
Deshalb arbeiten wir aktuell daran, genau das umzusetzen. Bald wird es möglich sein, eigene Lösungen – selbst entwickelt oder mit einem unserer über 100 Partner – mit Ninox HR zu verbinden. Damit entsteht ein Baukasten für Unternehmensprozesse, der mitwächst und sich anpasst.
Die Erfolge auf einen Blick
- Kosteneinsparung: 12.000 € jährlich durch den Wechsel von der bisherigen HR-Software zu Ninox HR
- Projektaufwand: 2–3 interne Mitarbeitende entwickelten die Lösung in ca. 9 Monaten
- Einführungszeit: 4 Wochen für die Datenmigration, plus 4 Wochen für Testläufe und Validierung
- Produktivitätsgewinn: Zentrale HR-Prozesse mit abteilungsübergreifenden Workflows – statt E-Mail-Chaos und doppelter Datenpflege
- Zukunftsfähigkeit: Eigene Module (z. B. Recruiting, Schichtplanung) lassen sich künftig flexibel anbinden
Fazit
Ninox HR war für uns mehr als ein internes Digitalisierungsprojekt. Es war der Beweis, dass Low Code nicht nur Prozesse abbildet – sondern auch Denkweisen verändert. Weg von Insellösungen, hin zu modularen, flexiblen Systemen, die wirklich zum Unternehmen passen.
„Wir haben nicht einfach ein Tool gebaut. Wir haben gezeigt, wie HR digital funktionieren kann – schlank, integriert und zukunftsfähig.“ – Daniel Kronberger
